Jede Organisation muss alle Geschäftsvorgänge im Auge behalten. In der Regel werden alle Bewegungen durch Belege, die Buchführung, erstellt. Auf der Grundlage dieser Dokumentation basiert die Rechnungslegung. Was ist eine Buchhaltungsdokumentation im Allgemeinen und warum wird sie benötigt?
Alle Buchhaltungsunterlagen werden auf einheitlichen Formularen erstellt, dh auf gesetzlich festgelegten Formularen. Für den Fall, dass das Formular nicht von den höheren Behörden bereitgestellt wird, werden die Dokumente in beliebiger Form erstellt. Buchhaltungsunterlagen müssen unbedingt den Namen, das Datum der Erstellung, Angaben zur Organisation, den Inhalt des Vorgangs, die Namen der Positionen der Mitarbeiter und deren Unterschriften enthalten.
Das Wesen von Buchhaltungsdokumenten besteht darin, alle von der Organisation durchgeführten Geschäftstransaktionen widerzuspiegeln sowie die Steuer- und Rechnungslegung zu vereinfachen. Alle in Buchhaltungsunterlagen enthaltenen Informationen müssen zuverlässig und verständlich sein. Wenn Sie beispielsweise einen Rechnungsabschluss erstellen, sollte der Inhalt des Vorgangs nicht zu verdeckt geschrieben werden, sein Wesen sollte klar und deutlich angegeben werden.
Die Unterlagen müssen vom Geschäftsführer oder einer auf Anordnung des Geschäftsführers zugelassenen Person erstellt werden. Buchhaltungsunterlagen werden am Tag der Beendigung der Operation oder nach ihrer Beendigung erstellt. Zum Beispiel wird zu Beginn des Monats Kraftstoff verbraucht, und dies an jedem Tag für dreißig Tage. Der Buchhalter kann am ersten Tag des nächsten Monats den Verbrauch von Kraft- und Schmierstoffen berechnen und eine Abrechnung erstellen.
Änderungen an den Dokumenten sind nicht zulässig. Sollte Ihnen ein Fehler auffallen, müssen Sie einen Korrekturauftrag erteilen. Dann erstellen Sie ein weiteres Dokument, das in Zukunft mit dem vorherigen verstärkt werden muss.
Buchhaltungsunterlagen können sowohl in Papierform als auch in elektronischer Form ausgestellt werden. Wenn Sie jedoch die letztere Methode verwenden, müssen Sie ggf. eine Kopie ausdrucken, wie es für die Vorlage bei staatlichen Behörden, beispielsweise beim Finanzamt, erforderlich ist.
