Der Dokumentenfluss im Rechnungswesen ist die Erstellung oder der Empfang von primären Buchhaltungsbelegen, deren geordnete Bewegung durch die Abteilungen, die Annahme zur Buchhaltung, die obligatorische Verarbeitung und die anschließende Übergabe an das Archiv. In Organisationen wird die Bewegung von Dokumenten durch den Dokumentenflussplan bestimmt.
Für alle Primärbelege im Rechnungswesen gibt es mehrere Arbeitsschritte. Die erste und wichtigste ist die Erstellung eines Buchhaltungsbelegs unmittelbar zum Zeitpunkt eines Geschäftsvorgangs oder unmittelbar nach dessen Abschluss. Die Erfassung der wirtschaftlichen Tätigkeit erfolgt gemäß den festgelegten Anforderungen. Alle Beamten, die die Primärdokumente erstellt und unterzeichnet haben, sind für die Richtigkeit der in diesen Dokumenten enthaltenen Informationen verantwortlich.
Der zweite Schritt ist die Übergabe der ausgefüllten primären Buchhaltungsdokumente an die Buchhaltung. Der Buchhalter ist verpflichtet, deren Inhalt, Vollständigkeit und Richtigkeit der Abfassung zu überprüfen und anschließend eine rechnerische Prüfung durchzuführen. Weiterhin werden die primären Buchhaltungsbelege verarbeitet. Gleichzeitig werden natürliche Indikatoren in monetäre Messgrößen umgewandelt. Dieser Vorgang wird als Besteuerung oder Preisbildung bezeichnet.
Anschließend werden die Belege nach ihrem wirtschaftlichen Inhalt (zB Gehaltsabrechnung, Einnahmen und Ausgaben von Fertigprodukten etc.) selektiert und kontiert. In diesem Stadium geben sie die Korrespondenz der Buchhaltungskonten für diesen Geschäftsvorfall an. Weiterhin werden der primäre Buchhaltungsbeleg und die darin enthaltenen Informationen über den Geschäftsvorfall in das Buchhaltungsregister eingetragen. Anschließend müssen die Dokumente zur Aufbewahrung an das Archiv gesendet werden.
Es liegt in der Verantwortung des Hauptbuchhalters, Zeitpläne und Arbeitsabläufe basierend auf den Besonderheiten der wirtschaftlichen Aktivitäten der Organisation zu erstellen. Der Zeitplan muss vom Leiter der Organisation genehmigt werden. Es gibt kein einheitliches Formular für ein solches Dokument. Es gibt jedoch die wichtigsten Punkte, die bei der Erstellung berücksichtigt werden müssen: Der Ablaufplan sollte die optimale Anzahl von Abteilungen für die Übergabe jedes Primärdokuments widerspiegeln und die Mindestpräsenz in jeder Abteilung festlegen.
Dieses lokale Regulierungsgesetz wird in Form eines Diagramms oder einer Liste von primären Rechnungslegungsdokumenten erstellt, die von den Abteilungen eingereicht werden müssen. Es ist zwingend erforderlich, die ausübenden Personen anzugeben; reflektieren, welche Dokumente die Divisionen in welchem Zeitraum austauschen sollen. Ein effizient organisierter Workflow sichert die termingerechte Ausführung der Abschlüsse.
Mitarbeiter der Organisation sind verpflichtet, die festgelegten Fristen für den Dokumentenfluss einzuhalten. Der Hauptbuchhalter überwacht die Einhaltung des Zeitplans.
