Ein Geschäftsbrief ist das Hauptelement der Geschäftskorrespondenz. Das positive Image des Unternehmens hängt von der Alphabetisierung des erstellten Dokuments ab. Geschäftsbriefe werden von Sekretärinnen und stellvertretenden Führungskräften des Unternehmens geschrieben.
Einen Geschäftsbrief verfassen
Das Schreiben eines Geschäftsbriefes hat unbedingt ein Ziel: Zusammenarbeit anzubieten, den Umsatz an die Organisation zu steigern, den Zahlungsprozess für Waren zu beschleunigen, Ansprüche geltend zu machen, sich für etwas zu bedanken, einen Deal abzuschließen, zu gratulieren. Der Brief sollte mit einem bestimmten Zweck verfasst und so viel wie möglich darin ausgedrückt werden. Informieren Sie sich über die Einzelheiten des Unternehmens, an das Sie den Brief senden möchten. Sie müssen das Maximum über einen potenziellen Partner wissen.
Unternehmen versenden oft viele Briefe, in denen Waren oder Dienstleistungen angeboten werden, gleichzeitig gibt es jedoch ein Minimum an Informationen über die Adressaten. Dies ist der Hauptfehler aller Geschäftsanfänger. Schließlich ist es für den Empfänger eines Briefes immer angenehmer, persönlich angesprochen zu werden. Eine Person mit Namen anzusprechen ist beispielsweise die Grundlage für einen erfolgreichen Verkaufsbrief. Und selbst wenn Sie den Namen des Adressaten nicht kennen, können Sie die Position der Person jedenfalls nicht gekürzt schreiben, wenn Sie sich auf sie beziehen.
Gestaltung von Geschäftsbriefen
Im Idealfall hat jedes Unternehmen seinen eigenen Markennamen. Darauf wird ein Geschäftsbrief verfasst. Der Briefkopf enthält immer den Namen der Organisation, den tatsächlichen und rechtlichen Standort, Kontakte, Website, E-Mail-Adresse, Logo und andere Informationen über die Organisation. Geschäftsbriefränder: unten, oben, rechts und links haben Standardgrößen. Der linke Rand beträgt 3 cm, da alle Dokumente an die Ablage gesendet werden. Rechter Rand - 1,5 cm Einrückung oben und unten: 1 cm.
Jeder Geschäftsbrief beginnt mit einer kurzen und einprägsamen Überschrift in der Mitte. Der Titel verrät sicherlich den Inhalt des Textes. Der Kopf des Geschäftsbriefes enthält: den Namen der Empfängerfirma mit vollem Namen, sowie die Position der Empfängerperson (rechts oben). Die obere linke Ecke unter der Kopfzeile ist eine Stelle, um die Nummer und das Datum des Registrierungsbriefs (ausgehenden Briefes) anzugeben. Wenn ein Geschäftsbrief als Antwortbrief verfasst ist, sollten Sie angeben, auf welches Dokument dieser Brief reagiert. Die Überschrift eines Geschäftsbriefes wird nach Datum und Nummer des Dokuments angegeben. Am Ende des Schreibens steht die Unterschrift des Absenders. Außerdem müssen der vollständige Name und die Position angegeben werden.
Enthält das Schreiben Finanzdaten des Unternehmens, muss auch die Unterschrift des Hauptbuchhalters ganz unten stehen. Die Reihenfolge der Unterschriften ist wie folgt: zuerst die Unterschrift des Generaldirektors und darunter die des Hauptbuchhalters. Außerdem wird am Ende des Schreibens das offizielle Siegel der Organisation auf der Unterschrift angebracht. Times New Roman im Format 12 und Einzelabstand ist der Standard für formelle Geschäftskorrespondenz. Es ist üblich, einen Geschäftsbrief, bei dem es sich um ein seriöses Angebot handelt, per Post und nicht per Fax oder E-Mail zu versenden. Der Kurier übergibt den Brief persönlich an den Manager oder die Sekretärin. Ein solcher Brief muss in einem großen Firmenumschlag geliefert werden, der im typografischen Verfahren bedruckt wird. All dies trägt zu einem guten Image des Unternehmens bei.
