Geschäftskorrespondenz erfordert Fingerspitzengefühl, insbesondere bei Briefen an den Lieferanten, denn Grund für die Berufung kann eine Vertragsverletzung nicht nur seinerseits, sondern auch seitens Ihrer Organisation sein.
Anleitung
Schritt 1
Wenn Sie sich zum ersten Mal mit einem Lieferanten in Verbindung setzen, um bei ihm Waren zu bestellen, verwenden Sie das Standardversandformular des Unternehmens. Wenn diese Erklärung nicht elektronisch auf der Website der Organisation veröffentlicht wird, schreiben Sie einen Brief in freiem Stil.
Schritt 2
Wenn Sie mehrere Produkttypen in unterschiedlichen Mengen bestellen, geben Sie die Bestellung in Form einer Tabelle mit Namen, Artikel und ggf. Farbe des Produkts auf. Schreiben Sie die Zahlungsverpflichtungen für die bestellte Ware auf, teilen Sie dem Lieferanten die Daten Ihrer Organisation mit, anhand dieser Daten erstellt der Lieferant einen Vertrag. Bringen Sie am Ende des Briefes Ihre Hoffnung auf eine weitere für beide Seiten vorteilhafte Zusammenarbeit zum Ausdruck.
Schritt 3
Betrifft Ihr Schreiben an den Lieferanten die nicht ordnungsgemäße Erfüllung seiner Vertragspflichten, die verspätete Lieferung von Waren oder Waren von falscher Qualität, Güte oder Art, verwenden Sie die Formulierungen "Wir informieren Sie mit diesem Schreiben …", "Wir informieren Sie…". Geben Sie deutlich den Grund an, warum Sie den versandten Artikel nicht annehmen können. Beachten Sie den Vertrag bzw. den Vertragsantrag, in dem angegeben ist, wie viele Einheiten und welche Waren der Lieferant Ihnen hätte schicken sollen. In diesem Fall wird es dem Lieferanten leichter fallen, seinen Fehler zu korrigieren.
Schritt 4
Betrifft Ihr Schreiben die Zahlungsunfähigkeit der Ware innerhalb der vertraglich festgelegten Frist, so teilen Sie dies dem Lieferanten in der schonendsten, aber gleichzeitig offiziellen Form mit. Verwenden Sie die Sätze „Wir entschuldigen uns für den Zahlungsverzug…“, „Aufgrund der aktuellen Umstände können wir die Rechnungen nicht vor… begleichen“.
Schritt 5
Teilen Sie der Gegenpartei genau mit, wann Sie die Schulden begleichen möchten und dass diese Verpflichtung von Ihrer Organisation garantiert erfüllt wird. Bringen Sie am Ende des Briefes die Hoffnung zum Ausdruck, dass diese Episode Ihre langfristige Partnerschaft nicht beeinträchtigt.
