Geschäftskorrespondenz ist ein integraler Bestandteil des Workflows. Es ist notwendig, Nachrichten so zu verfassen, dass sie im Falle einer Veröffentlichung nicht für eine freie Silbe und Fehler erröten müssen. Der Brief an Geschäftspartner sollte einen Gruß enthalten, auf den Punkt geschrieben sein und mit einer ausführlichen Unterschrift enden.
Anleitung
Schritt 1
Wenn Sie nicht wissen, wann der Empfänger den Brief lesen wird, schreiben Sie in die Begrüßung „Hallo“oder „Guten Tag“.
Schritt 2
Wählen Sie eine Standardschrift und schwarze Buchstaben. Mehrfarbige Wörter sind nicht leicht zu lesen, lenken die Aufmerksamkeit ab und ermöglichen es Ihnen nicht, die Essenz des Textes zu erfassen. Wenn Sie einen Satz hervorheben möchten, schreiben Sie: "Ich mache Sie darauf aufmerksam, dass …"
Schritt 3
Beziehen Sie sich auf die Person mit Namen und auf den Vorgesetzten - mit Namen und Vatersnamen. Schreiben Sie vor der Kontaktaufnahme "Lieber …" Geschäftskorrespondenz kann auf den Tisch des Direktors gelangen, daher ist es besser, kleine und umgangssprachliche Ausdrücke zu vermeiden.
Schritt 4
Wenn Sie Ihren Partner ansprechen, schreiben Sie die Wörter „Sie“, „Sie“, „Ihr“in Großbuchstaben. Wenn der Brief an mehrere Personen gerichtet ist, verwenden Sie Kleinbuchstaben.
Schritt 5
Der nachfolgende Text sollte korrekt, in einfachen Sätzen, ohne Verwendung von Wörtern geschrieben werden, die dem Partner möglicherweise nicht bekannt sind. Wenn der Text Fachbegriffe oder Fremdwörter enthält, entziffern Sie diese unbedingt.
Schritt 6
Beginnen Sie Ihren Brief mit einer Aussage über den Kern des Problems und stellen Sie dann interessante Fragen.
Schritt 7
Versuchen Sie, in 1/3 A4-Blatt in 12-Typen zu passen. Sperrige Nachrichten sind schwer zu erkennen, sie werden nicht zu Ende gelesen oder ganze Sätze werden übersprungen. Wenn Sie viel kommunizieren müssen, teilen Sie die Informationen auf mehrere Briefe auf oder hängen Sie eine Datei mit einer detaillierten Beschreibung an. Wenn die Informationen für den Empfänger wichtig sind, wird er auf jeden Fall den Anhang öffnen.
Schritt 8
Schreiben Sie am Ende Ihres Geschäftsbriefes "Grüße, Vor- und Nachname". Wenn die Korrespondenz per E-Mail erfolgt, schreiben Sie eine Signatur, die alle Nachrichten begleiten wird. Geben Sie folgende Informationen an: - Nachname, ggf. Vorname - Vatersname; - Position; - Name der Organisation; - Adresse; - Telefonnummer - Arbeit und Handy; - Zusatzinformationen - Slogan, Wunsch usw., falls vorhanden durch den Unternehmensstil.
