Die Aufbewahrungsbedingungen der vom Unternehmen abgeschlossenen Verträge sind nicht durch Branchenstandards und -normen geregelt, daher stellt sich häufig die Frage, wie deren Verlust vermieden und die ordnungsgemäße Aufbewahrung und Abrechnung organisiert werden kann. Die vernünftigste Lösung für dieses Problem wäre der Erlass eines Gesellschaftsvertrags eines bestimmten Unternehmens, der das Verfahren für die Erstellung, den Abschluss und die Aufbewahrung dieser Dokumente festlegt.
Anleitung
Schritt 1
Wenn Ihr Unternehmen viel mit Drittorganisationen zusammenarbeitet und die Anzahl der abgeschlossenen Verträge erheblich ist, dann ist es sinnvoll, deren Lagerung dem Büro oder der Büroabteilung zu überlassen. Dies ist sehr praktisch, da im Büro alle vom Leiter unterzeichneten und von Auftragnehmern gesendeten Dokumente registriert werden. Nach der Registrierung des abgeschlossenen Vertrages haben die Mitarbeiter der Geschäftsstelle die erforderliche Anzahl von Kopien anzufertigen und an die zuständigen Testamentsvollstrecker zu verteilen und die Originale der Unterlagen an einem speziell dafür vorgesehenen Ort aufzubewahren.
Schritt 2
Wenn Ihr Unternehmen klein ist und Sie weder über eine Schreibabteilung, noch über einen verantwortlichen Sachbearbeiter verfügen, dann ist es sinnvoll, wichtige, aber selten genutzte Verträge, zum Beispiel für die Miete oder den Kauf von Immobilien, in der Rechtsabteilung zu behalten die Gründungs- und Rechtsdokumente des Unternehmens. Die Buchhaltung, die die Berechnungen vornimmt, sollte Kopien dieser Verträge zur Verfügung stellen. An derselben Stelle, in der Buchhaltung, Lager und Verträge für die Lieferung, Dienstleistungen und Ausführung von Arbeiten als eine der Arten der primären Buchhaltungsdokumentation, die die Kontrolle von Abrechnungen, Zahlungsbedingungen oder konstanten periodischen Zahlungen (Stromrechnungen, Mitteilungen) erfordert.
Schritt 3
In jedem Fall müssen alle Verträge eine eigene, interne Registrierung haben und jedem von ihnen muss eine Nummer zugewiesen werden, mit der er in das elektronische Vertragsregister eingetragen wird. Dieses Protokoll kann in Excel-Tabellen erstellt werden. Zusätzlich zum elektronischen Journal ist ein papierbasiertes Register über die Erteilung dieser Vereinbarungen zu führen, aus dem hervorgeht, wann und an wen der verantwortlichen Testamentsvollstrecker das Original der Vereinbarung ausgehändigt wurde. Dieses Journal muss Felder für die Unterschrift des zuständigen Testamentsvollstreckers enthalten, die den Erhalt und die Übergabe des Vertrages zur Verwahrung bestätigen.
Schritt 4
Beschreiben Sie das Verfahren für die Arbeit mit Verträgen in der Verordnung über das Verfahren zum Erstellen, Abschluss und Speichern von Verträgen und genehmigen Sie es vom Leiter des Unternehmens.
