Die Unternehmensdokumentation muss in Ordnung gehalten werden. Um den notwendigen Vertrag für die Warenlieferung unter anderen Geschäftspapieren leicht zu finden, lohnt es sich, dafür ein separates Regal oder einen Ordner anzulegen. Aber nicht nur. Auch die Verträge selbst müssen gestrafft werden.
Anleitung
Schritt 1
Sammle alle Verträge, die du aufräumen möchtest, und werte sie aus. Achten Sie darauf, wie oft sie abgeschlossen werden und mit welchen Partnern. Dies hilft Ihnen bei der Auswahl der Klassifizierung von Dokumenten.
Schritt 2
Bei vielen Partnern ist die Bestellmethode zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses besser geeignet. Für den Fall, dass über einen längeren Zeitraum Verträge mit denselben Firmen geschlossen werden, können diese nach Gegenparteien in eine separate Kategorie (Ordner) eingeordnet werden. In manchen Fällen reicht es auch aus, die Verträge alphabetisch nach den Namen der Partnerfirmen zu ordnen.
Schritt 3
Für welche Methode Sie sich auch entscheiden, denken Sie daran, dass sperrige Ordner sehr unpraktisch sind. Überprüfen Sie die Verträge und entfernen Sie die abgelaufenen aus dem allgemeinen Stapel. Erstellen Sie für sie einen separaten Ordner. Solche Verträge werden meist nur von Zeit zu Zeit angegangen, im Arbeitsalltag sind sie nicht erforderlich.
Schritt 4
Beachten Sie bei der chronologischen Anordnung von Verträgen die allgemeinen Grundsätze der Führung und Aufbewahrung von Aufzeichnungen. In den häufig verwendeten Ordnern befinden sich zuletzt abgeschlossene Verträge ganz oben. Nachfolgend finden Sie Dokumente mit einem früheren Erstellungsdatum. Bei der Ablage im Archiv hingegen sollte der erste oben stehen und der zuletzt geschlossene Vertrag unten.
Schritt 5
Verwenden Sie Markierungen, Tags, Lesezeichen und anderes Briefpapier, um eine Kategorie visuell von einer anderen zu trennen. Stellen Sie sicher, dass solche Trennzeichen im Ordner deutlich sichtbar sind. Dies erleichtert die Suche nach den benötigten Dokumenten erheblich.
Schritt 6
Nachdem alle Verträge über die Lieferung von Waren in geeigneter Weise in einem Ordner angelegt sind, sollten Sie unbedingt ein Dokumentenregister erstellen. Legen Sie es auf das Cover oder legen Sie es in eine Mappe über alle Verträge. Lassen Sie leere Zeilen in der Registrierung. Wenn Sie einen neuen Vertrag anlegen, geben Sie Informationen dazu in das Register ein.
