Die meisten Organisationen sind gezwungen, auf die Dienste von Sammlern zurückzugreifen. Eine klare Kenntnis des Inkassoverfahrens kann nicht nur Zeit sparen, sondern Sie auch vor Betrug und dem Verlust großer Geldsummen bewahren.
Die Regeln für das Einziehen von Bargeld sind in Kapitel 9, Abschnitt 3 der Vorschriften der Bank von Russland vom 24. April 2008 N 318-P „Über das Verfahren zur Durchführung von Bargeldtransaktionen und die Regeln für die Aufbewahrung, den Transport und die Abholung von Banknoten und Münzen der Bank von Russland in Kreditinstitute in der Russischen Föderation "(mit Änderungen und Ergänzungen)".
Vorläufige Maßnahmen der Organisation
Für jedes Unternehmen werden monatlich spezielle "sichere" Karten ausgegeben (Dokumentenformcode nach OKUD - 0402303), zusätzlich erhält das Unternehmen unter Berücksichtigung der Höhe der gesammelten Gelder eine bestimmte Anzahl von Taschen mit individuellen Nummern von das Kreditinstitut.
Aktionen von Sammlern
Das Inkassomanagement erstellt den Zeitplan und die Ankunftszeit der Abholer bei den bedienten Firmen und stimmt diese Zeit mit der Geschäftsleitung der Firmen ab. Während des Inkassoverfahrens im Unternehmen füllt der Zolleintreiber die Karte 0402304 aus, die dann an das Kreditinstitut überwiesen wird.
Sammler erhalten vor der Abreise einen Stempel, Schlüssel und Karten 0402303, Vollmachten für den Transport und die Abholung von Bargeld, Taschen. Bei der Übergabe einer Tasche mit Geld an einen Mitarbeiter des Unternehmens an einen Sammler muss der zweite dem ersten die entsprechenden Dokumente, Karte 0402303 und einen leeren Sack vorlegen.
Aktionen eines Kassierers
Bei der Übergabe eines Beutels mit Bargeld muss der Kassierer dem Abholer die Rechnung 0402300 für den Beutel, die Quittung 0402300 für den Beutel und ein Muster des Siegels vorlegen. Er ist immer anwesend, wenn der Sammler die Unversehrtheit des Siegels und des Beutels, die Richtigkeit der Rechnung und des Quittung für den Beutel, die Übereinstimmung des Siegels mit der Probe überprüft, dann die 0402303-Karte ausfüllt, der Sammler mit ihm überprüft die Übereinstimmung der Beträge und Nummern in allen ausgefüllten Dokumenten (0402300 und 0402303) und der Nummer des angenommenen Beutels mit Bargeld, wonach er vom Sammler eine unterschriebene und abgestempelte Quittung 0402300 auf den Beutel entgegennimmt.
Tritt beim Ausfüllen der Registrierungskarte 0402303 ein Fehler auf, wird diese durchgestrichen und der Kassierer bescheinigt mit seiner Unterschrift den neuen (richtigen) Eintrag.
Bei Verletzung der Unversehrtheit des Siegels oder Beutels ist das Begleitblatt 0402300 zum Beutel falsch erstellt, der Abholer ist nicht berechtigt, Bargeld anzunehmen. In seiner Anwesenheit werden Mängel an Verpackung und Dokumentation beseitigt, sofern dies nicht gegen den Arbeitsplan der Abholer verstößt. In einigen Fällen erfolgt eine erneute Erfassung von Sammlern, die sich in einer speziellen Spalte der Registrierungskarte 0402303 widerspiegelt.
Bei Verweigerung der Übergabe der Tasche mit Bargeld an den Abholer vermerkt der Kassierer in der Rückgabekarte 0402303 den Vermerk „Verweigerung“, begründet die Ablehnung in einer gesonderten Spalte und bestätigt mit seiner Unterschrift.
Transport und anschließender Geldtransfer
Gepäckstücke mit Bargeld, Frachtbriefe 0402300 und Rückgabekarten 0402303 werden für die gesamte Dauer der Strecke im Sammelfahrzeug abgelegt. Am Ende der Strecke werden Taschen mit Geldern an ein Kreditinstitut, VSP, übergeben. Nach Übergabe der Tüten übergeben die Sammler dem diensthabenden Sammler (Inkassoleiter) die Vollmachten für den Transport und die Abholung des Geldes, den Stempel, Schlüssel und Karten 0402301 sowie das zweite Exemplar der Zeitschrift 0402301).
Bei Privatpersonen erfolgt die Erhebung auf die gleiche Weise.