Ein privates Büro oder eine staatliche Organisation, die mit der Notwendigkeit eines Umzugs konfrontiert ist, ist gezwungen, Probleme mit dem Transport einer großen Menge an Möbeln, Ausrüstung und Technologie zu lösen, die während der Operation angesammelt wurden. Es ist zwingend erforderlich, dass alle Gegenstände sauber und ohne Beschädigung bewegt werden. Daher ist es notwendig, den Büroumzug richtig zu organisieren.
Der Umzug des Büros wird einige Zeit in Anspruch nehmen, also tun Sie es rechtzeitig, planen Sie etwa einen Monat für die gesamte Vorbereitung ein. Auf welche Punkte sollten Sie besonders achten?
✔ Wenn das Unternehmen eher groß ist und viele Mitarbeiter hat, ist es ratsam, im Voraus einen Managementplan für eine solche verantwortungsvolle Veranstaltung zu erstellen. Es gilt, die vorrangigen Aufgaben zu identifizieren, das Budget festzulegen, für alle Punkte verantwortliche Mitarbeiter zu benennen und vor allem einen Koordinator für den gesamten Umzugsprozess zu benennen. Er übernimmt die Kontrolle über die Haupt- und Nebenaufgaben. Informieren Sie Ihre Kunden unbedingt, dass Sie planen, in ein neues Büro umzuziehen.
✔ Im nächsten Schritt schließen Sie einen Vertrag mit dem Umzugsunternehmen Ihrer Wahl ab. Neben Be- und Entladevorgängen und dem Transport von Sachen zum Bestimmungsort können dem Vertrag zusätzliche Klauseln hinzugefügt werden. Zum Beispiel Möbel zerlegen und zusammenbauen, in einen neuen Raum stellen, Versorgungsunternehmen und stationäre Geräte anschließen, Räumlichkeiten nach dem Umzug reinigen.
✔ Erstellen Sie eine vollständige Liste der am Umzug beteiligten Immobilien. Es wird auf jeden Fall benötigt, um Fachkräfte von einem Transportunternehmen zu gewinnen, und hilft, Verwirrung zu vermeiden, wenn Sie ein Büro auf eigene Faust umziehen. Entsorgen Sie alles unnötige Eigentum - verkaufen Sie es, lagern Sie es oder werfen Sie es weg. Sie müssen kein Geld und keine Zeit für den Transport unnötiger Dinge verschwenden.
✔ Bereiten Sie eine Dokumentation vor, die den Plan Ihrer zukünftigen Räumlichkeiten widerspiegelt, die Platzierung der Arbeitsplätze der Mitarbeiter an einem neuen Ort, wo Möbel und Computer im neuen Büro installiert werden. Dadurch sparen Sie viel Zeit.
✔ Sie können alle notwendigen Verpackungsmaterialien und Kartons direkt beim Versandunternehmen erwerben. Verpacken Sie alle persönlichen Gegenstände in Kartons. Achten Sie darauf, mit Aufklebern zu markieren. Es ist ratsam, dass Mitarbeiter eine Memo-Anleitung ausstellen, wie dies richtig gemacht wird.
✔ Trennen Sie Computer und andere Geräte von der Stromversorgung. Dies wird nur von einem Spezialisten durchgeführt - einem Systemadministrator.
✔ Erstellen Sie Listen mit allen am Umzug beteiligten Personen. Bereiten Sie im Voraus Pässe für alle vor, wenn diese benötigt werden. Listen Sie alle Fahrzeuge auf, die am Büroumzug beteiligt sind. Auf ungehinderten Durchgang zum Be- / Entladeort achten.
Der Umzug des Firmensitzes ist ein ernstes Ereignis. Aber wie Sie sehen, können mit der richtigen Vorgehensweise und Organisation alle Kosten minimiert werden. Dazu reicht es aus, den Prozess richtig zu planen, und die mit dem Umzug verbundenen Unannehmlichkeiten werden sowohl für Mitarbeiter als auch für Kunden des Unternehmens minimiert.
