Die Teilnahme an Ausstellungen und Messen ist ein wichtiger Mechanismus zur Förderung eines Produkts oder einer Dienstleistung einer Organisation auf dem Markt. Deshalb sollte die Vorbereitung auf die Teilnahme in einem Modus von besonderer Bedeutung erfolgen. Bei dieser Tätigkeit gibt es keine Kleinigkeiten, denn jedes Detail, das weiten Kreisen der Öffentlichkeit zugänglich gemacht wird, kann sowohl positive als auch negative Folgen haben.
Die Organisation des Messeauftritts des Unternehmens obliegt in der Regel den Abteilungen Öffentlichkeitsarbeit, Pressezentren sowie anderen Strukturbereichen des Ausstellungs- und Messegeschehens. Fehlen solche Arbeitskräftereserven, ist das gesamte Unternehmen von der Geschäftsführung bis zum Innendienst an der Organisation beteiligt.
Die Präsentation eines Unternehmens hängt in hohem Maße von der Art der Ausstellung ab. Branchenveranstaltungen bringen in der Regel Zahlen eines bestimmten Geschäftsbereichs zusammen: Handel, Bau, wissenschaftliche Tätigkeit usw. So sollte das Unternehmen bereit sein, die Leistungen seiner Partner und Wettbewerber auf benachbarten Ständen zu sehen. Auch die Häufigkeit der Ausstellung beeinflusst die Gestaltung des Standes. Bei jährlichen Veranstaltungen ist es nicht akzeptabel, veraltete Präsentationsmaterialien zu verwenden, die auf der Grundlage irrelevanter Informationen entwickelt wurden.
Der Vorbereitungsprozess für die Ausstellung beginnt einige Monate vor ihrem Beginn. Der erste Schritt zur Erstellung eines Präsentationsmaterials ist die Erstellung eines Konzepts. Dieser schematische Teilnahmeplan enthält eine Liste von Präsentationsmaterialien: Stände, Banner, Video- und Audioprodukte, Broschüren und andere Handouts. Das Archiv der Ausstellungsbeteiligungen, das von den Abteilungen Öffentlichkeitsarbeit zusammengestellt wird, ermöglicht die optimale Vorbereitung der Materialien. Gleichzeitig wird der Kostenvoranschlag für die Erstellung von Präsentationsmaterialien freigegeben.
In dieser Phase ist es wichtig, die Stärken des Unternehmens zu identifizieren, d.h. sein Produkt oder seine Dienstleistung. Wettbewerbsvorteile sollten potentiellen Verbrauchern durch Präsentationsmaterialien – Broschüren, Banner, Videoclips – klar kommuniziert werden. Nicht zu vergessen sind spezielle Standinstallationen, die auf Kundenwunsch angefertigt werden können - ein Modell der neuen Ausrüstung oder ein visuelles Panorama der hergestellten Materialien. Wenn ein Unternehmen unzerbrechliches Geschirr herstellt, wäre es angebracht, auf einer Fachausstellung die Qualität des Produkts zu demonstrieren und jedem die Möglichkeit zu geben, das Produkt zu beschädigen.
Darüber hinaus wäre es ethisch korrekt, die Möglichkeit eines längeren Gesprächs zwischen einem interessierten Ausstellungsbesucher und einem Unternehmensvertreter vorzusehen. Am Stand sollte ein Block mit Notizen und Stiften angebracht werden, damit sich jeder bei der Informationsbeschaffung Notizen machen kann. Es ist wünschenswert, dass dieses Zubehör mit dem Firmenlogo gekennzeichnet ist.
Im zweiten Schritt werden Entwurfsmöglichkeiten für Banner und Standinstallationen erarbeitet. In der Regel erfolgt dies über ein firmeneigenes Farbschema, Schrift und Logo. Die Größen aller Stände werden unter Berücksichtigung der Größe der Präsentationszelle hergestellt oder gekauft.
Der nächste Schritt ist die Personalauswahl für den Stand. Häufig wird die Präsentation von den Mitarbeitern des Unternehmens durchgeführt. Ein wichtiger Pluspunkt dieses Ansatzes ist, dass Spezialisten kompetent über die Aktivitäten der Organisation berichten und gegebenenfalls Fragen der Messebesucher beantworten können. Zusätzliche Mitarbeiter zur Teilnahme an der Präsentation können als Statisten für die Verteilung von Flyern, das Ausfüllen von Fragebögen etc. eingestellt werden.
Die Wirksamkeit der Beteiligung wird durch eine einfache Berechnung des Volumens der etablierten Partnerschaften bestimmt. Je höher das Interesse der Messebesucher am Präsentationslayout ist, desto größer ist die Wirkung der Beteiligung des Unternehmens an der Veranstaltung. Daher ist es besser, dass der Antrag auf Teilnahme an der Ausstellung als einer der ersten eingereicht wird, damit der Teilnehmer die erste Möglichkeit hat, den Standort des Standes zu wählen. Darüber hinaus sollten Sie die Angebote der Messeveranstalter, als besonderer Partner der Veranstaltung aufzutreten, nicht ablehnen. Dieser Vorteil erhöht die Anzahl der Rotationen des Namens der Organisation während der Ausstellung und wirkt sich auch positiv auf das Image des Unternehmens aus.
