In letzter Zeit gibt es in der Wirtschaft eine Tendenz, vom funktionalen zum Prozessmanagement überzugehen, wobei die Rolle der korrekten Beschreibung und Formalisierung von Geschäftsprozessen deutlich zunimmt. Erst nach Abschluss dieser Maßnahmen können wir über die Optimierung von Geschäftsprozessen als Mittel zur Steigerung der Effizienz des Unternehmens sprechen.
Es ist notwendig
CASE-Tool, mit dem Sie einen Geschäftsprozess in grafischer Notation formalisieren können
Anleitung
Schritt 1
Die erste besteht darin, den Namen des beschriebenen Prozesses prägnant und genau zu formulieren, der verständlich sein sollte und das allgemeine Wesen der Abfolge von Aktionen widerspiegelt, aus denen der Geschäftsprozess besteht. Anstelle von „Antrag auf Herstellung eines Produkts zur Herstellung und Kontrolle der Ausführung stellen“reicht es beispielsweise aus, den Prozess „Kontrolle der Produktherstellung“zu nennen kleinere („atomare“) Aufgaben oder Teilprozessfunktionen und entscheiden über die Reihenfolge ihrer Umsetzung. Bei einer solchen Aufteilung wird der beschriebene Prozess der oberste Prozess sein. Die Granularität des Prozesses auf hoher Ebene kann variieren, sollte jedoch für das Verständnis der Zielgruppe, die Ihre Beschreibung verwenden wird, angemessen sein.
Schritt 2
Es gibt mehrere Möglichkeiten, einen Geschäftsprozess zu beschreiben. Die beliebteste von ihnen ist grafisch, mit Hilfe von Diagrammen, die in verschiedenen Notationen erstellt wurden (Notation ist eine Reihe von Symbolen, um etwas zu bezeichnen).
Die gängigsten Notationen zur Beschreibung von Geschäftsprozessen sind IDEF0, BPMN, EPC (ARIS) etc.
Als Beispiel konzentrieren wir uns auf ein Diagramm, das in BPMN-Notation (Business Process Modeling Notation) mit dem PowerDesigner CASE-Tool erstellt wurde (Abb. 1). Die wichtigsten Elemente im Diagramm sind:
1. "Prozess" (Funktion) - ein an den Ecken abgerundetes Rechteck;
2. "Übergang" - ein Pfeil, der die Prozesse verbindet;
3. „Lösung“– ein Diamant mit einer Frage, die nur mit „Ja“oder „Nein“beantwortet werden kann;
4. Bedingungen - Textausdrücke, unter denen der Übergang von einer Funktion zur anderen erfolgt. Bedingungen werden immer in eckige Klammern eingeschlossen. Manchmal ist es sinnvoll, Ihr Diagramm in "Spuren" zu unterteilen - vertikale oder horizontale Abschnitte, die die Abteilungen im Unternehmen oder die für eine bestimmte Funktion verantwortlichen Personen darstellen. In diesem Fall muss sich das Symbol für diese Funktion innerhalb seines Abschnitts befinden. Zusätzlich zu den aufgeführten Elementen kann das Diagramm auch eine Liste von Daten enthalten, die in den Prozess ein- oder ausgegeben werden, sowie Links zu den Regeln oder Vorschriften, nach denen diese oder jene Funktion ausgeführt wird. Ein Beispiel für die Beschreibung des Geschäftsprozesses „Produktproduktionssteuerung“ist in Abb.1 dargestellt. Es ist leicht zu erkennen, dass dieses Diagramm dem Flussdiagramm des Algorithmus zur Lösung des Problems sehr ähnlich ist.
Schritt 3
Eine grafische Beschreibung eines Prozesses kann auch durch eine textuelle Beschreibung seiner Teilprozessfunktionen in Form einer Tabelle mit folgenden Spalten ergänzt werden: Prozessname, Abteilung (Prozesseigner), Prozessbeschreibung, Ergebnis der Prozessausführung. Ein Beispiel für eine solche Beschreibung ist in Abb. 2 dargestellt. Wenn eine weitere Optimierung des beschriebenen Geschäftsprozesses erwartet wird, kann der Tabelle eine weitere Spalte hinzugefügt werden, die die Schwierigkeiten oder Mängel der derzeit durchgeführten Teilprozessfunktionen beschreibt.
