In der Rechnungslegungsmethodik spielt das Kontensystem eine besondere Rolle, mit dessen Hilfe Informationen im Doppelerfassungsverfahren dargestellt werden. Konten, die in einem Geschäftsvorfall vom Doppelerfassungsverfahren betroffen sind, werden als Gegenkonten bezeichnet.
Korrespondenz der Konten in der Buchhaltung
Geschäftsvorfälle bewirken Veränderungen in der Bilanz, die dualer Natur sind. Sie betreffen zwei miteinander verbundene Rechnungsposten und zwei Bilanzposten. Buchhaltungskonten müssen den Zustand derselben Objekte sowie deren Bewegung widerspiegeln, daher muss jeder Vorgang auf mindestens zwei miteinander verbundenen Konten in derselben Höhe ausgewiesen werden. Die doppelte Erfassung von Bewegungsdaten zeigt die Adressen dieser Beziehungen zwischen Konten, diese Beziehung wird als Kontokorrespondenz bezeichnet. Entsprechende Konten gelten als Konten, die in einem Geschäftsvorfall vom Doppelerfassungsverfahren betroffen sind.
Erstellen von Korrespondenzrechnungen
Die doppelte Erfassung umfasst drei Hauptkomponenten - eine Beschreibung des Vorgangs, Guthaben- und Belastungskonten, und jede dieser Komponenten wird in einem bestimmten Betrag ausgedrückt. Den Konten werden numerische Codes und ihre Nummern zugewiesen, und der Inhalt der Operation kann anhand ihrer Nummer und ihres Betrags ausgedrückt werden. Jeder Transaktion muss eine fortlaufende Nummer zugeordnet werden, sie gibt die Spiegelung dieser Geschäftstransaktion an. Zu diesem Zweck werden Kassenbücher, Registrierungsjournale und andere Buchführungsregister geführt.
Geschäftsvorfälle werden zu Kontrollzwecken erfasst, zunächst in chronologischer Erfassung als abgeschlossener Akt mit Belegen und dann in der Systemanmeldung als Buchungsvorgänge auf Gegenkonten ausgewiesen.
Der Wert der Doppelbuchung in Buchhaltungskonten
In der Regel wird der Inhalt des Geschäftsvorfalls nicht auf die Buchhaltungskonten geschrieben, er wird durch einen Verweis auf eine bestimmte Nummer ersetzt und die Ergebnisse der Buchung auf Konten werden in einem Geldäquivalent ausgedrückt. Ein doppelter Eintrag enthält Informationen, die Änderungen von Objekten auf miteinander verbundenen Gegenkonten sowie die Art der Bewegungsrichtung von Abrechnungsobjekten widerspiegeln. Es enthält auch alle Informationen über die laufenden Geschäftsprozesse, es wird verwendet, um die Zuverlässigkeit der Transaktionen zu kontrollieren und die Richtigkeit ihrer Abbildung im System der Buchhaltung zu überprüfen. Die Zuverlässigkeit wird durch den Abgleich der Aufzeichnungen von Soll- und Habentransaktionen sowie Kontoständen erreicht. Wenn Umsatz und Saldo nicht gleich sind, deutet dies auf Fehler hin, die bei der Erfassung von Kontodaten gemacht wurden.
