Büroarbeit - Arbeit mit Dokumenten und Dokumentationsunterstützung für das Management in dieser speziellen Organisation, geregelt durch GOST R 51141-98 "Büroarbeit und Archivgeschäft. Begriffe und Definitionen". Organisation der Büroarbeit ist die Organisation der Registrierung, Aufbewahrung und Verwendung von eingehenden, ausgehenden und internen Dokumenten in den laufenden Aktivitäten des Unternehmens.
Anleitung
Schritt 1
Entscheiden Sie bei der Organisation der Büroarbeit, ob Ihr Unternehmen, Ihre Organisation, geografisch entfernte Abteilungen oder Niederlassungen diese Tatsache berücksichtigen und einen Mechanismus für die Interaktion mit diesen Abteilungen bereitstellen. Das System der Büroarbeit in ihnen sollte mit dem der Zentrale identisch sein, um Probleme bei der Registrierung und dem Papierkram zu vermeiden.
Schritt 2
Überlegen Sie, welche der bestehenden Formen der Büroarbeit Sie nutzen werden: zentral, gemischt oder dezentral. Ihre Wahl wird durch die Struktur des Unternehmens (ob es geografisch entfernte Niederlassungen hat) und die technische Ausstattung des Büromanagementdienstes bestimmt. Ist dieser Dienst in geringer Zahl und technisch nicht vorgesehen, wird ein Teil seiner Funktionen auf Unterabteilungen übertragen. In diesem Fall findet gemischte Büroarbeit statt. Für den Fall, dass dieser Dienst mit dem erforderlichen Personal, Hard- und Software ausgestattet ist, wird diese Form der Aufzeichnung zentralisiert.
Schritt 3
Wählen Sie in jeder Struktureinheit eine spezielle Personaleinheit aus, die Büroarbeiten ausführt. Ist dies nicht möglich, benennen Sie einen anderen Mitarbeiter, der die Erfüllung seiner Hauptaufgaben mit der Funktion eines Sachbearbeiters verbindet.
Schritt 4
Bestimmen Sie die Anzahl und Nomenklatur der Fälle, die alle eingehenden, ausgehenden und internen Dokumente umfassen. Handelt es sich um Unterlagen einer übergeordneten (Mutter-)Organisation, werden sie dem Leiter zur Prüfung vorgelegt; Unterlagen der nachgeordneten Organisationen sind dem für die Arbeit mit ihnen zuständigen stellvertretenden Leiter zur Prüfung vorzulegen. Entsprechend richten sich Bürgeranrufe an den Abgeordneten, der mit der Arbeit mit der Bevölkerung betraut ist.
Schritt 5
Nachdem Sie den Korrespondentenkreis identifiziert haben, erstellen Sie einen Klassifikator, anhand dessen Sie sofort feststellen können, zu welcher Korrespondentengruppe dieses Dokument gehört. Vergeben Sie beispielsweise für Behörden Code 01, für Briefe einer übergeordneten Organisation - Code 02, für Lieferanten - Code 03, für Kunden - Code 04 usw. Dies wird dazu beitragen, den Dokumentenfluss innerhalb der Organisation zu rationalisieren.
Schritt 6
Bestimmen Sie, in welcher Form die Dokumentenzirkulation durchgeführt wird - in einer Zeitschrift oder einer Karte. Beide Formen sind in speziellen Programmen für das elektronische Dokumentenmanagement implementiert. Wenn Sie ein solches Programm noch nicht erwerben können, verwenden Sie elektronische Dokumentenerfassungsjournale, diese können in Excel erstellt werden.
