Jedes Dokument, das auf dem Geldeingang basiert, erfordert das Ausfüllen des korrekten Formulars. Wenn die Organisation dem Mitarbeiter Mittel für irgendwelche Bedürfnisse zur Verfügung gestellt hat, ist es notwendig, für ihn einen Vorabbericht auszufüllen.
Wer sollte die Vorauserklärung ausfüllen?
Der Direktor kann der Organisation nicht einfach so einem Mitarbeiter Geld geben. Zunächst sollte eine Liste der vorschussberechtigten Mitarbeiter mit anschließender Meldung erstellt werden. Hierfür ist es erforderlich, eine Sonderbestellung zu erstellen und zu erteilen.
Wenn ein Untergebener Gelder für die Durchführung eines Geschäfts benötigt, muss er dem Direktor eine formlose Erklärung vorlegen. Es ist zwingend erforderlich, den erforderlichen Betrag und den Zweck anzugeben, für den das Geld angefordert wird. Wenn der Direktor mit der Erklärung einverstanden ist, unterschreibt er die Erklärung persönlich und gibt an, wie viel und wie lange er Gelder entgegennehmen darf.
Es ist wichtig darauf hinzuweisen, dass Bargeld nur an einen Mitarbeiter ausgegeben werden kann, der sich bereits für alle zuvor erhaltenen Beträge vollständig gemeldet hat.
Manchmal benötigt ein Mitarbeiter eine Vollmacht, die im Namen der Organisation nach dem etablierten Muster Nr. M-2 oder Nr. M-2a ausgestellt werden muss. Diese Formulare wurden bereits 1997 durch einen Erlass des Föderalen Staatlichen Statistikdienstes der Russischen Föderation genehmigt.
Für das ausgegebene Geld, das in der Buchhaltung der Organisation ausgegeben wurde, muss sich der Mitarbeiter melden. Es gibt eine bestimmte Frist, in der Sie eine Spesenabrechnung ausfüllen und einreichen müssen. Sie beträgt 3 Tage nach Ablauf der vom Leiter der Organisation im Antragsformular angegebenen Frist.
Wurden dem Arbeitnehmer Gelder für Reisebedarf zur Verfügung gestellt, muss er diese innerhalb der nächsten 3 Werktage nach Rückkehr von einer Dienstreise abrechnen.
So werden Ausgaben für eine Spesenabrechnung bestätigt
Wenn der Mitarbeiter Geld übrig hat, kann er es nicht einfach so an die Kasse zurückgeben. Zuerst müssen Sie alle Dokumente sammeln, die bestätigen, dass das Geld genau für die Zwecke ausgegeben wurde, für die es bereitgestellt wurde. Dies können Kassen- und Verkaufsbelege, Fahrscheine, Quittungen, Akte und andere Formen der strengen Berichterstattung sein.
Nach Erhalt jedes solchen Dokuments ist unbedingt zu prüfen, ob Datum, Betrag und Details lesbar sind.
Der Mitarbeiter muss alle Dokumente an die Buchhaltung übermitteln.
Was passiert, wenn die Spesenabrechnung falsch ausgefüllt wird
Wenn der Arbeitnehmer falsch ausgefüllt oder innerhalb von 3 Tagen keine Vorausmeldung abgegeben hat, betrachtet die Aufsichtsbehörde die erhaltenen Mittel als Einkommen, auf das die Versicherungsprämie und die persönliche Einkommensteuer berechnet werden müssen. Wenn der Mitarbeiter später noch alle erforderlichen Dokumente und einen Bericht vorlegt, muss der Buchhalter eine Neuberechnung vornehmen.
Ein autorisierter Mitarbeiter der Organisation kann den Betrag, für den der Bericht nicht eingereicht wurde, vom Gehalt des Mitarbeiters einbehalten.
Grundregeln für die Erstellung eines Vorabberichts
Die folgenden Regeln stehen im Mittelpunkt der Erstellung einer Spesenabrechnung:
- Die Vorabmeldung muss durch Dokumente belegt werden, die die ausgegebenen Beträge bestätigen.
- Die Unterlagen müssen spätestens 3 Werktage nach Beendigung der Dienstreise, dem vom Vorgesetzten festgelegten Zeitraum oder ab dem Zeitpunkt der Arbeitsaufnahme nach Krankheit oder Urlaub eingereicht werden.
- Ein Bericht wird in einem speziellen Formular Nr. AO-1 erstellt. Es ist auch zulässig, das Formular eines Vorabberichts zu verwenden, der vom Leiter der Organisation genehmigt wird.
- Nur der Manager sollte für die Genehmigung der Spesenabrechnung verantwortlich sein.
- Der Vorabbericht wird von dem Mitarbeiter ausgefüllt, der das Geld ausgegeben hat. Außerdem müssen einige Informationen von einem Buchhalter eingegeben werden.
Im Vorbericht sind folgende Daten anzugeben:
- Informationen über das Unternehmen, das das Geld an den Mitarbeiter ausgegeben hat.
- Daten über den Mitarbeiter, der Gelder von der Organisation erhalten hat.
- Der Zweck, für den Sie einem Mitarbeiter des Unternehmens Geld zur Verfügung stellen müssen.
- Menge.
- Angaben zu allen Ausgaben mit Bestätigung.
- Kontostand, ggf.
Am Ende werden Unterschriften von dem Mitarbeiter und den Mitarbeitern der Buchhaltung gestellt, die das Geld ausgegeben und den Rest erhalten haben.
Die Vorabrechnung muss nicht abgestempelt werden. Dies liegt daran, dass das Dokument intern ist. Und geht nicht über die Organisation hinaus. Darüber hinaus haben seit 2016 alle juristischen Personen und nicht nur Einzelunternehmer das Recht, ihre Dokumente nicht mit Stempel und Siegel zu versehen.
Der Bericht wird in einer einzigen Kopie ausgefüllt. Es ist Teil der Primärdokumentation und Sie sollten keine Fehler bei der Gestaltung machen. Wenn es aus irgendeinem Grund nicht möglich war, Flecken oder falsches Ausfüllen zu vermeiden, ist es besser, ein neues Formular zu nehmen und es neu auszufüllen.
So füllen Sie eine Spesenabrechnung aus
Es scheint, dass ein so wichtiges Dokument für den internen Umlauf sehr schwer auszufüllen sein sollte. Aber das ist grundsätzlich falsch. Nach dem ersten Ausfüllen sollte es später keine Schwierigkeiten geben, wenn Sie es erneut ausfüllen müssen.
Die Daten müssen vom Mitarbeiter in folgender Reihenfolge eingegeben werden:
- Anhand der Registrierungsdaten der Organisation werden der OKPO-Code und der vollständige Name des Unternehmens eingegeben.
- In den Spalten neben der Aufschrift "Vorbericht" müssen die Dokumentennummer und das Datum der Erstellung angegeben werden.
- Auf der rechten Seite ist es unbedingt erforderlich, ein wenig freien Raum zu lassen. Es wird für die Aufzeichnungen des Leiters der Organisation benötigt: der Betrag in Worten, das Datum der Genehmigung des Berichts und die Unterschrift.
- Darunter enthält die gesamte Zeile Informationen über den Mitarbeiter, der das Vorschussgeld erhalten hat. Es ist notwendig, anzugeben, in welcher Struktureinheit er arbeitet, seinen Nachnamen, Vornamen, Vatersnamen und Position. Außerdem wird die Personalnummer des Mitarbeiters angegeben und warum der Vorschuss benötigt wurde.
Damit ist der erste Teil der Spesenabrechnung abgeschlossen. Außerdem enthält das Formular zwei Tabellen. Eine davon wird auch von dem Mitarbeiter ausgefüllt, der die Mittel erhalten hat. Sie müssen den Gesamtbetrag der Vorauszahlung und die Währung, in der sie ausgestellt wurde, eingeben. Der Betrag des Restbetrags oder der Mehrausgaben sollte unten angegeben werden.
Die zweite Tabelle wird in der Buchhaltung von einer autorisierten Fachkraft ausgefüllt. Es muss Daten über Buchhaltungskonten, Unterkonten und Geldmittel enthalten, die diese durchlaufen. Der Transaktionscode und die genauen Beträge müssen angegeben werden.
Unterhalb der Tabellen muss angegeben werden, wie viele Dokumente dem Bericht beigefügt sind und wie viele Seiten diese Dokumente enthalten.
Nachdem alle Spalten ausgefüllt sind, müssen die Dokumente vom Hauptbuchhalter geprüft werden. Entsprechend dem Ergebnis muss er hierfür den Meldebetrag in einer gesonderten Zeile angeben.
Darunter müssen der Buchhalter und der Hauptbuchhalter mit ihrem Transkript unterschrieben werden. Außerdem sollte einem Mitarbeiter der Buchhaltungsabteilung der Betrag des Saldos oder der Neuberechnung und die Nummer der Bargeldbestellung angegeben werden, durch die dieser Betrag gelaufen ist. Der Kassierer, der den Restbetrag erhalten oder einen Betrag ausgegeben hat, der mit der Mehrausgabe identisch ist, muss die Vorausrechnung ebenfalls unterschreiben.
Der nächste Teil des Finanzberichts ist verhandelbar. Es muss alle notwendigen Informationen zu den Dokumenten enthalten, die bestätigen, dass die Mittel für den beantragten Bedarf ausgegeben wurden. In diesem Teil müssen Sie folgende Daten eingeben:
- Details zu jeder Organisation, die das Dokument ausgestellt hat.
- Datum der Ausstellung.
- Name.
- Der genaue Betrag, den Sie ausgegeben haben.
- Die Nummer der Zählung, um die der im Beleg angegebene Betrag gebucht wurde.
Der Mitarbeiter muss seine Unterschrift unter dem Tisch in einer gesonderten Zeile unterschreiben. Damit bestätigt er die Richtigkeit der angegebenen Informationen.
Der letzte Teil der Spesenabrechnung ist der abgeschnittene Teil. Es enthält eine Quittung des Buchhalters, die er ausfüllt, nachdem er vom Mitarbeiter Dokumente erhalten hat, die das ausgegebene Geld bestätigen. Auf dem Abreißteil ist anzugeben:
- Angaben zum Mitarbeiter (vollständiger Name).
- Berichtsnummer und Ausstellungsdatum.
- Der Betrag in Worten, der an den Mitarbeiter ausgegeben wurde.
- Anzahl der Berichtsdokumente, die die Kosten belegen.
Danach setzt der Rechnungsführer das Datum und die Unterschrift. Der abnehmbare Teil ist dem Mitarbeiter als Nachweis der erhaltenen Daten auszuhändigen.
