Das Management eines jeden Unternehmens muss bei seinen Aktivitäten viele externe und interne Faktoren berücksichtigen. Nicht alle Pläne werden wie beabsichtigt umgesetzt. Mitarbeiter, die die zugewiesenen Aufgaben lösen, können unbeabsichtigte Fehler machen oder sich von den ihnen zugewiesenen Aufgaben zurückziehen. Deshalb muss der Manager täglich Kontrollfunktionen wahrnehmen.
Wozu dient die Kontrolle?
Die Aktivitäten einer Organisation, sei es eine Unternehmensstruktur oder eine staatliche Institution, finden ständig in einem sich ändernden Umfeld statt. Eine der Funktionen der Verwaltungsvorrichtung besteht darin, solche Änderungen zu berücksichtigen und Anpassungen an Produktionsabläufen vorzunehmen. Gleichzeitig muss der Manager das Personal richtig organisieren und ihn motivieren, aktuelle und zukünftige Aufgaben zu erfüllen.
Die regelmäßige und planmäßige Kontrolle der Tätigkeiten der Untergebenen ist eine integrale Funktion der Geschäftsführung. So erkennen Sie rechtzeitig Mängel in der Arbeit der Mitarbeiter, erkennen Fehler und Fehleinschätzungen. Nicht alle Störungen im Betrieb eines Unternehmens sind auf Fehlhandlungen des Personals zurückzuführen. Manchmal werden die Fehler von den Managern selbst gemacht, zum Beispiel verzerren die Bedeutung von Befehlen von oben.
Die Kontrolle durch die Geschäftsführung ist ein klares und durchdachtes Maßnahmensystem zur Überprüfung der Richtigkeit der Ausführung von Weisungen und Anordnungen der Geschäftsführung. Zu diesem Konzept gehört auch die Überwachung der strikten Erfüllung der Funktionspflichten der Mitarbeiter. In einer Organisation, in der ein wesentlicher Teil der Arbeit von Menschen und nicht von Maschinen und Mechanismen verrichtet wird, hängt Kontrolle direkt mit dem Konzept der Macht und der administrativen Regulierung von Aktivitäten zusammen.
Kontrolle als Managementfunktion
Aufgabe des Kontrollsystems ist es, einige Standards festzulegen, an denen sich die Mitarbeiter bei ihren Tätigkeiten orientieren müssen. Damit die Kontrolle effektiv ist, sind Benchmarks erforderlich, anhand derer der Manager die Leistung jedes Mitarbeiters beurteilen kann. Die Differenz zwischen Standard und erreichter Leistung sollte die Grundlage für die Änderung von Arbeitsabläufen sein.
Kontrollfunktionen im Management treten bereits bei der Planung der Aktivitäten der Organisation in Kraft. Bei der Erstellung von Arbeitsplänen für Abteilungen sollten Führungskräfte darin Überprüfungsmaßnahmen vorsehen, die den Zeitpunkt ihrer Umsetzung und die für die Umsetzung verantwortliche Person angeben. Die geplante Art der Kontrolle ermöglicht es, die Aktivitäten nicht von Fall zu Fall, sondern systematisch zu prüfen.
Das ultimative Ziel der Kontrolle besteht darin, einen Zustand zu erreichen, in dem das Management der Organisation auf die effizienteste Leistung von Leistungsindikatoren ausgerichtet ist. Bei der Planung von Kontrollaktivitäten muss die Führungskraft die psychologischen Eigenschaften der einzelnen Mitarbeiter und des gesamten Teams berücksichtigen. Ein falsch aufgebautes Inspektionssystem kann sich negativ auf das Personal auswirken, zu einer Abnahme der Motivation und einer Zunahme der Anspannung führen.
