Bankdokumente werden nach Typ in separaten Ordnern und meistens in chronologischer Reihenfolge gespeichert. Die Auswahl erfolgt durch den für die Dokumentationserstellung zuständigen Mitarbeiter. Eine Sonderkommission befasst sich mit der Vernichtung abgelaufener Dokumente.
Die Aufbewahrung von Bankdokumenten erfolgt sowohl durch die Banken selbst als auch durch die kontoführenden Organisationen. Die Reihenfolge der Speicherung in einer Institution kann geringfügig von der Reihenfolge der Speicherung in einer anderen abweichen.
Wie werden Bankdokumente in Organisationen gespeichert?
Dokumente der Bank, die sich in der Organisation befinden, bestätigen die Durchführung von Geldtransaktionen und spiegeln sich in den Buchhaltungsunterlagen wider. Ort ihrer Aufbewahrung ist die Buchhaltung, deren Mitarbeiter im Rahmen von Konten und Banken alle Papiere nach Typen in separate Ordner einteilen können. Wenn ein Unternehmen mehrere Girokonten hat, wird für jedes ein separater Ordner erstellt, bei einem Währungskonto wird die Währung des Kontos auf Deckblatt und Rücken angegeben. Die chronologische Reihenfolge wird verwendet, um die Kontoauszüge für jedes Konto zu erfassen. Jeder Kontoauszug hat für jeden Transaktionstag einen Ordner, der aus Zahlungsdokumenten und Zahlungsbegründungen besteht.
Für bezahlte Rechnungen wird ein separater Ordner erstellt. Währungskontrolldokumente werden in separaten Ordnern gespeichert, in denen Sie alle Informationen zum Arbeiten mit Währungskonten finden. Es handelt sich um Reisepässe für Transaktionen, Bescheinigungen über die Bestätigung der geleisteten Arbeit oder erbrachten Dienstleistungen, Bescheinigungen über Devisentransaktionen und andere. Bei geringem Dokumentationsvolumen sind genügend Register mit Dokumentennummer, Betrag und Datum vorhanden.
Wie Dokumente in Geschäftsbanken aufbewahrt werden
Diese Institute speichern Dokumente, die die finanziellen und wirtschaftlichen Aktivitäten der Bank bestätigen, sowie Abrechnungs- und Zahlungsdokumente von Kunden. Die Verantwortung dafür liegt beim Manager und dem Hauptbuchhalter. Sowohl Papierdokumente als auch elektronische Dokumente unterliegen der Aufbewahrung. Papiere werden in einem speziellen Lager aufbewahrt, für das Sie eine Sondergenehmigung benötigen. Die Erlaubnis muss vom Hauptbuchhalter oder seinem Stellvertreter unterschrieben werden.
Die Ablage der Gedenkdokumentation erfolgt täglich, hierfür wird ein separater Ordner angelegt, in dem die Dokumente auch in chronologischer Reihenfolge abgelegt werden. Die Auswahl erfolgt durch einen Mitarbeiter, der für die korrekte Erstellung der Finanzdokumentation verantwortlich ist. Andere Ordner bestehen aus Kassenpapieren und Papieren, die Informationen über Kundeneinlagen widerspiegeln. Dokumente, die Informationen über Operationen mit Edelmetallen enthalten, werden in separaten Ordnern abgelegt.
Die Notwendigkeit, bestimmte Arten von Dokumenten in verschiedene Ordner zu legen, liegt daran, dass jedes Papier seine eigene Haltbarkeit hat. Dies gilt auch für die Speicherung von Dokumenten in elektronischer Form. Für die Vernichtung von Dokumenten mit abgelaufener Aufbewahrungsfrist wird eine Sonderkommission zusammengestellt, deren Mitglieder jedes Papier durchsehen und dann ein Sondergesetz ausfüllen, das bestätigt, dass Dokumente mit abgelaufener Aufbewahrungsfrist vernichtet wurden.
