Die Vorbereitung und Einreichung von Fällen an das Archiv ist ein integraler Bestandteil des Workflows. Ihre Registrierung in der Organisation beginnt mit der Ablage der Unterlagen und endet mit der Übergabe an das Archiv zum Ende des Kalenderjahres bzw. der Aufbewahrungsfristen. In einigen Fällen werden Dateien länger als ein Jahr aufbewahrt. Dazu gehören beispielsweise Dokumente zu Personalakten.
Anleitung
Schritt 1
Damit das Verfahren zur Ablage von Fällen im Archiv nicht viel Zeit in Anspruch nimmt, sollten Sie die Regeln für deren Registrierung während des aktuellen Workflows beachten. Bei der Überführung von Fällen in das Archiv zur dauerhaften oder vorübergehenden Aufbewahrung müssen Sie Dokumente heften, Blätter nummerieren, eine endgültige Beschriftung erstellen, sofern dies in Arbeitsanweisungen vorgesehen ist, sowie eine interne Bestandsaufnahme erstellen.
Schritt 2
Gleichzeitig sind auf dem Titelblatt der übergebenen Akte der Name der Organisation bzw ins Archiv.
Schritt 3
Zu archivierende Dokumente werden in einem separaten Hardcover-Ordner abgelegt. Wenn das Dokument von besonderem Wert ist, wird es in der Regel nicht geheftet, sondern in eine Akte oder einen Umschlag gesteckt und dem Etui beigefügt. Am Ende des genähten und nummerierten Etuis wird ein Bestätigungsblatt platziert und am Anfang - ein internes Inventar. In diesem Fall sollte die Dicke des Gehäuses 40 mm nicht überschreiten und die Anzahl der Blätter sollte 250 nicht überschreiten.
Schritt 4
Für Fälle, die dauerhaft im Archiv aufbewahrt werden, sowie vorübergehend, jedoch nicht weniger als 10 Jahre, wird eine Bestandsaufnahme für die Überführung der Fälle in das Archiv erstellt. Gleichzeitig wird ein separates Inventar für Dokumente zu Personalakten erstellt. Darin werden die Namen von Fällen eingetragen, denen jeweils eine Seriennummer zugeordnet ist, und es wird auch ein Nomenklaturcode angegeben. Inventuren werden doppelt durchgeführt, wenn die Dateien im Archiv der Organisation verbleiben. Sollen die Akten in das Staatsarchiv überführt werden, sollten vier Exemplare vorliegen.
Schritt 5
Fälle, die nach ihrer Fertigstellung für weniger als 10 Jahre aufbewahrt werden müssen, können nach Ermessen der Organisationsleitung archiviert werden. Die Notwendigkeit, Fälle einzureichen, hängt von der Arbeitsbelastung des Archivs, der Häufigkeit des Zugriffs auf alte Dokumente usw. ab.
