Vor der Erstellung des Jahresabschlusses wird viel Vorarbeit geleistet. Am Ende des Berichtszeitraums werden alle Betriebskonten geschlossen, die Korrektheit der Buchungen auf synthetischen und analytischen Konten überprüft, eine Bestandsaufnahme von Vermögenswerten und Verbindlichkeiten durchgeführt sowie Auftragsjournale und das Hauptbuch geschlossen.
Anleitung
Schritt 1
Das Hauptbuch wird jährlich eröffnet. Jede Zeile des Buches entspricht einem bestimmten Monat, jedes Konto hat seinen eigenen Spread. Jeden Monat werden Kreditumsätze, aufgeschlüsselt nach zu belastenden Konten, in das Hauptbuch übertragen. Darüber hinaus erfasst es die gesamten Lastschriftumsätze. Nachdem alle Beträge erfasst wurden, prüfen sie, ob die Umsätze bei Soll und Haben gleich sind. Wenn die Gleichheit verletzt wird, sollten Sie nach einem Fehler bei der Übernahme von Daten aus Auftragsjournalen oder darin enthaltenen Datensätzen suchen.
Schritt 2
Nach Prüfung der Daten werden die Soll- und Habensalden für alle Konten angezeigt. Beachten Sie jedoch, dass aktive Konten ein Sollsaldo haben. Er berechnet sich als Summe aus dem Eröffnungssaldo und dem Sollumsatz, davon wird der Habenumsatz abgezogen. Passivkonten haben ein Guthaben. Er setzt sich wie folgt zusammen: Kreditsaldo zu Monatsbeginn plus Kreditumsatz minus Sollumsatz.
Schritt 3
Neben der Umsatzgleichheit ist beim Ausfüllen des Hauptbuches auf die Kontengleichheit zu achten, d.h. der Gesamtsaldo aller Soll-Konten muss gleich dem Gesamt-Habensaldo der Konten sein. Wird diese Gleichheit eingehalten, werden die bestehenden Haben- und Sollsalden in die Bilanz übernommen.
Schritt 4
Informationen aus Auftragsjournalen werden ab dem Kreditumsatz in das Hauptbuch übernommen, d.h. Zunächst wird die Summe der Guthabenumsätze des Journalauftrags in der Spalte „Guthabenumsätze“erfasst. Diese Beträge werden gesondert ausgeschrieben und da in der Belastung der Konten einzelne Beträge entsprechend der im Auftragsjournal ausgewiesenen Kontogutschrift ausgewiesen sind, werden sie sukzessive abgezogen. Dieses Füllverfahren ermöglicht es, die Korrektheit der Buchungen auf Konten im Hauptbuch zu überwachen, da der Betrag der Gutschrift eines Kontos unbedingt den Beträgen der Belastung der entsprechenden Konten entsprechen muss.
