Das wichtigste Instrument zur Verwaltung der Finanzströme eines Unternehmens ist das Girokonto. Sein kompetentes Management sorgt für zeitnahe Abrechnungen mit Geschäftspartnern, Lieferanten und Auftragnehmern, Mitarbeitern der Organisation und dem Budget. Die Regulierung von bargeldlosen Zahlungen kann in 2 Blöcke unterteilt werden: die Durchführung von Transaktionen auf dem Girokonto und deren Spiegelung in den Buchhaltungskonten.
Anleitung
Schritt 1
Kleine Unternehmen haben in der Regel keine besonderen Probleme mit der Organisation des Zahlungsverkehrs: Der Finanzangestellte erstellt Bestellungen, bringt sie zur Bank oder übermittelt sie elektronisch über das Kunden-Bank-System, empfängt die Abrechnungen und verbucht sie im Buchhaltungsprogramm. Wenn wir von einer Holdinggesellschaft sprechen, die mehrere Dutzend juristische Personen vereint, ist ein System zur Verwaltung des Girokontos erforderlich.
Schritt 2
Organisieren Sie die Abrechnung von Zahlungsbelegen aus verschiedenen Unternehmensbereichen: Registrieren Sie sie in einem speziellen Journal oder einer elektronischen Datei mit lokalem Netzwerkzugriff. Speichern Sie die Rechnungen, Spezifikationen, Servicescheine und andere Anträge zum Geldtransfer in verschiedenen Speichermedien zum jeweiligen Thema: Steuern, Gehälter, Zahlungen an Hauptlieferanten, Nebenkosten, Kreditabrechnungen usw.
Schritt 3
Prüfen Sie bei Zahlungsaufträgen sorgfältig die Bankverbindung des Empfängers, die Höhe der Zahlung und den Verwendungszweck. Niemand ist vor Fehlern gefeit. Wenn Sie daher dem Hauptbuchhalter vorgefertigte Zahlungen zur Überprüfung und Unterschrift vorlegen, fügen Sie jeder Bestellung das Hauptdokument bei, auf dessen Grundlage sie erstellt wurde.
Schritt 4
In der Regel ist es für Mitarbeiter, die einen Antrag auf Zahlung von Auslagen hinterlassen haben, wichtig, Datum und Nummer des Zahlungsauftrags zu kennen. Um nicht bei jeder Frage von Suchen abgelenkt zu werden, führen Sie täglich ein konsolidiertes Register der Girokontotransaktionen. Sie sollte bei vielen juristischen Personen im Unternehmen Angaben zum Empfänger, zur Höhe und zum Zweck der Zahlung enthalten – zum Zahler sowie die Bestellnummer.
Schritt 5
Ein solches Transaktionsregister kann manuell erstellt werden, aber seine automatisierte Version ist die optimalste. Die meisten Buchhaltungssoftware hat eine ähnliche Funktion, oder es ist möglich, sie zu erstellen.
Schritt 6
Bewahren Sie der Einfachheit halber eine Zusammenfassung der Zahlungen in einer freigegebenen Datei auf oder veröffentlichen Sie sie fertig im lokalen Netzwerk Ihrer Organisation. Auf diese Weise können alle Interessierten die Informationen erhalten, die sie benötigen.
Schritt 7
Um die Fristen für regelmäßige Zahlungen nicht zu verpassen, erstellen Sie einen Kalender für geplante Ausgaben: Steuern, Zinszahlungen für Kredite, regelmäßige Tranchen im Rahmen von Verträgen usw.
Schritt 8
Um Transaktionen auf dem Girokonto in der Buchhaltung korrekt abzubilden, vereinbaren Sie mit dem Hauptbuchhalter schriftlich Standardtransaktionen und konzentrieren Sie sich beim Buchen von Kontoauszügen darauf.
Schritt 9
Installieren Sie unbedingt das System "Client-Bank". So können Sie tägliche Fahrten zur Bank vermeiden und Zahlungen beschleunigen, da der Bankschalter sie nicht manuell bearbeiten muss. Fast alle diese Programme unterstützen Austauschfunktionen mit Buchhaltungsprogrammen: das Laden von Zahlungsaufträgen und Entladen von Kontoauszügen.
Schritt 10
Die Automatisierung der Abrechnungen storniert natürlich keine Papierdokumente, vergessen Sie also nicht, regelmäßig Kontoauszüge von der Bank zu erhalten und an die Buchhaltung zu übermitteln.
